注意: 素人が調べたことなので間違い等を含む可能性があります。専門家の意見を聞くなり自分で原文にあたるなりして判断してください。
改定された「電子帳簿保存法」が2022年1月1日から施行され、通販などで領収書等をWebサイトで出力するものについて、プリントアウトして保存しておくことは認められなくなった*1。
…となるはずだったが、2023年12月31日までの取引は、経過措置として、電子保存できないことについて「所轄税務署長がやむを得ない事情があると認め」た場合にはプリントアウトで保管してもよいということになったらしい*2。
やむを得ない事情があると認めた場合云々といっても、特に申請や手続きは必要ない*3ため、来年末まではプリントアウトして保存しておいても問題なさそうではある。
とはいえ、2年のうちに準備しておかなければならない。
会計ソフトやクラウドサービスを利用している場合は、電子領収書等のデータを保存するための仕組みが多分つくられているだろうから、それを利用するのが簡単だと思われる。
そういうのを使わない場合はどうするか。
凡例: 鍵括弧「～」は用語や引用を表す。
電子取引の電子保存の要件
「電子取引」とは、取引情報（注文書、契約書、送り状、領収書、見積書等の情報）をインターネットや電子メール、EDI取引等でやりとりすることを指すとのこと*4。
通販のWebサイトで出力した領収書PDFは電子取引の取引情報に該当するわけなので、電子的に保存する必要がある。
電子データとして保存する場合、次のような方法が認められる*5。以下に引用する。
- 1 電子メールに請求書等が添付された場合
- ⑴ 請求書等が添付された電子メールそのもの（電子メール本文に取引情報が記載されたものを含みます。）をサーバ等（運用委託しているものを含みます。以下同じです。）自社システムに保存する。
- ⑵ 添付された請求書等をサーバ等に保存する。
- 2 発行者のウェブサイトで領収書等をダウンロードする場合
- ⑴ ＰＤＦ等をダウンロードできる場合
- ① ウェブサイトに領収書等を保存する。
- ② ウェブサイトから領収書等をダウンロードしてサーバ等に保存する。
- ⑵ ＨＴＭＬデータで表示される場合
- ① ウェブサイト上に領収書を保存する。
- ② ウェブサイト上に表示される領収書をスクリーンショットし、サーバ等に保存する。
- ③ ウェブサイト上に表示されたＨＴＭＬデータを領収書の形式に変換（ＰＤＦ等）し、サーバ等に保存する。
- ⑴ ＰＤＦ等をダウンロードできる場合
- 3 第三者等が管理するクラウドサービスを利用し領収書等を授受する場合
- 4 従業員がスマートフォン等のアプリを利用して、経費を立て替えた場合
引用終わり。基本的にPDFか、PDFが難しければスクリーンショット画像として保存するようである。
「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等を行う場合」には、次の要件を満たす必要があるらしい*6。
- 「電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合に限ります。）」
- 「見読可能装置の備付け等」
- 「検索機能の確保」
- 改竄防止措置
このうち、「電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け」はまあ自分でプログラム書かなければ関係なさそう。
「見読可能装置の備付け等」は、電子取引の取引情報にアクセスできるパソコンを用意しておいて、税務調査のときにそれを利用してすぐに見せることができるようにしておけばいいらしい*7。
あとは「検索機能の確保」と改竄防止措置である。
検索機能の確保
検索機能の確保については次の要件を満たす必要があるとのこと*8。
- 取引年月日（などの日付）・取引金額・取引先を検索条件にできる
- 日付と金額は範囲を指定して検索できる
- 2つ以上の項目をAND検索できる
これは、次のような方法で対応できる。
規則的なファイル名を付けることによる対応
「2022年（令和4年）10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書」の場合であれば、
20221031_㈱国税商事_110000
などと、日付、取引先名、金額を含む規則的なファイル名をつけておくとよいとのこと*9。
このような規則的な名づけを行うことで、ファイラーを使って検索ができ、検索要件を満たすことができるようだ。*10
しかしこのままでは範囲検索はできない。範囲検索がなくても、税務職員の求めに応じて提出できるようにしておけば、検索要件を満たすとしてよいらしい*11。
また、検索要件は年商1000万円以下の場合は免除されるっぽい*12ので、該当する場合はこの名前付け自体必須ではないようだ。ただし必要に応じて提出できるようにしておく必要はあるはずだが。
改竄防止措置
「電子的に受け取った請求書や領収書等」の「真実性を確保する観点から、以下のいずれかの条件を満たす必要があ」るとのこと*14。以下引用する。
- タイムスタンプが付与されたデータを受領
- 速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付与
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け
引用終わり。
さて、改竄等を防ぐための措置が必要であるが、クラウド会計サービスなどを使うのでなければ個人で改竄防止システムを用意するのは難しい。Gitだって歴史を改変できるので。
これは4.に従って、「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を備え付けることで（そしてそれに従って管理することで）いいらしい*15。
規程のサンプルは次のページからダウンロードできる。
まとめ
以下のような感じでデータ保存を行えば問題ないと思われる。
- 基本的にPDFで保存する。PDFが難しい場合はスクリーンショット画像で保存する
- いつでもデータを見られるパソコンを用意しておく
- 日付・取引先名・取引金額を含んだ、規則的なファイル名をつけ、検索しやすいように場所を決めて保存する
- 「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を備え付ける
私は専門家ではないので正しさの保証はできません。最終的には参考の欄に挙げたPDFを自分で読んだり、専門家の意見を聞いて判断してください。
参考
電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】 令和3年12月 国税庁(PDF) (2022/02/02閲覧)
*1:「所得税（源泉徴収に係る所得税を除きます。）及び法人税の保存義務者が取引情報（注文書、領収書等に通常記載される事項）を電磁的方式により授受する取引（電子取引）を行った場合には、その取引情報を電磁的記録により保存しなければならない」(『電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】』問1)
*2:『電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】』問41-2～問41-3
*3:『電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】』問41-4
*11:「当該電磁的記録について、税務職員による質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、この項目を組み合わせて条件を設定できる機能（及び範囲を指定して条件を設定できる機能）は不要となります」(『電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】』問32)
